Планировать или не планировать, вот в чем вопрос. Как сделать управление вашим временем более эффективным
Человек без цели, как корабль без компаса. В лучшем случае такой корабль прибудет к любому попавшемуся на глаза берегу, в худшем – попадет в сильнейший шторм и потерпит кораблекрушение. Очень важно ставить перед собой цели и задачи. А для того, чтобы ставить перед собой достижимые цели, необходимо разработать правильные техники управления временем.
Многие из нас не задумываются над тем, как важно планировать свое время. Жизнь студента наполнена огромным количеством событий, начиная с пар, домашнего задания и заканчивая вечеринкой у друзей. Иногда бывает так трудно грамотно распределить свой учебный процесс, найти время для работы, друзей, семьи и минутки для отдыха.
Тайм-менеджмент – это действие или процесс тренировки сознательного контроля над временем, потраченным на конкретные виды деятельности. О тайм-менеджменте было написано множество книг. Но сегодня мы поговорим о некоторых лайфхаках, которые помогут нам понять, какие, собственно, техники существуют. Также мы рассмотрим примеры того, как не стоит поступать в определенных ситуациях.
Не стоит забывать про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот. Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «потопленным судном» на рынке труда. Особенно важным данный факт представляется для выпускников, поскольку именно в этот период закладываются основы для успешного ведения трудовой деятельности по выбранной специальности.
Тайм-менеджмент нужен каждому человеку для того, чтобы научиться управлять самым дорогим ресурсом современности — временем. Благодаря тайм-менеджменту можно:
- эффективно выстроить свою деятельность;
- побороть прокрастинацию;
- получать больший эффект от работы и добиться высоких результатов (успевать сделать больше важных дел);
- существенно понизить уровень переживаний и стресса;
- научиться расставлять приоритеты для достижения своих целей.
Принципы управления временем
Советы этой группы нацелены на обычную, повседневную жизнь. Самые важные правила организации жизни помогут добиться результатов в любой сфере деятельности: работа, учеба, хобби, бизнес и т. д.
Совет 1: Определите, когда вы наиболее продуктивны
Внутренние биоритмы организма представляют собой основу тайм-менеджмента. Дело в том, что каждый человек наиболее активен и мотивирован работать в определенное время суток. «Жаворонкам» комфортно работать утром. «Совам» — во второй половине дня и даже ночью.
Перед тем как использовать тайм-менеджмент (любую технику или совет), человеку необходимо прислушаться к себе и определиться: в каком диапазоне времени его организм готов к активной деятельности. От этого напрямую будет зависеть не только ваша продуктивность, но и само желание творить и развиваться.
Биоритмы придуманы не нами, а природой, поэтому очень важно прислушиваться к своему организму. Если человек «жаворонок», он физически не может активно и мотивированно работать в вечерние часы. За 3 часа работы вечером «жаворонок» может сделать существенно меньше работы, чем за те же 3 часа утром в свой пик продуктивности. Однако все это не так страшно, как может показаться на первый взгляд. При желании всегда можно перестроить свой биоритм под более удобный временной промежуток активности. Вам понадобится только немного времени и упорства.
Совет 2: Будьте последовательны
Человеческий мозг не приспособлен решать и контролировать несколько абсолютно разных приоритетных задач и направлений одновременно. Большинство людей не предрасположены к многозадачности в силу физических и психологических особенностей мозга.
Если выбрать несколько направлений для развития и пытаться преуспеть в каждом, то вам банально не будет хватать времени и сил выполнить каждую задачу качественно и в срок. Теряется фокус. В таком случае многозадачность может существенно понизить уровень производительности человека и замедлить рабочий процесс.
Поэтому следует сначала сфокусировано проработать одну задачу и только потом приступать к следующей. Также не следует разрываться по диаметрально противоположным направлениям работы в одно время.
Совет 3: Подразделяйте большие задачи на более маленькие
Больше и многоплановые задачи всегда пугают своим объемом. Зачастую человек просто не знает, с чего начать и как «подступиться» к важному делу. Из-за этого появляется психологическая преграда и отторжение. Мы вечно откладываем «на завтра» крупную задачу, которая с каждым днем все больше демотивирует и заставляет также халатно относиться даже к другим, более простым и не затратным по времени делам. Самодисциплина начинает разрушаться.
Чтобы этого не допустить, можно воспользоваться психологическим приемом и разделить крупную задачу на небольшие компоненты. Если составить четкий пошаговый план выполнения большого проекта, который будет состоять, например, из 10 маленьких задачек, наш мозг не заметит очевидных сложностей и начнет постепенно вовлекаться в процесс, по очереди выполняя одну задачу за другой. Так, незаметно вы доберетесь до финишной прямой.
Совет 4: Грамотно делегируйте свои повседневные задачи
Существует распространенное мнение, что делегировать текущие задачи можно только в рамках работы. Например, руководитель передал подчиненному задачу, которую не успевает сделать сам.
Тем не менее, это не всегда так. Оказывается, даже рутинные задачи можно делегировать. Если у вас скопилось множество срочных дел, а вам некогда сходить в магазин или погулять с собакой, то все это просто можно передать другим людям. Например, заказать еду с доставкой на дом или воспользоваться службой по выгулу собак. Подобная тактика позволяет больше успевать в течение дня.
Совет 5: Научитесь правильно структурировать свой день
Если вы решите плотно заняться тайм-менеджментом и первым делом распишите каждый рабочий день на почасовые задачи, это не даст видимого результата. Дело в том, что собственное время тоже нужно уметь планировать грамотно. Есть 2 проблемы:
- неправильная расстановка конкретных задач в плане;
- разделение взаимодополняемых задач.
Сложно с головой уйти в конкретную задачу, если приходится постоянно отвлекаться, менять виды деятельности и переключаться с одного рабочего дела на другое. Составляйте расписание осознанно.
Например, в день у вас 2 встречи, каждая из которых длится по часу. Одна встреча в 9 утра, другая в 10:40 утра. В итоге между звонками перерыв, который длится всего 40 минут. Этого может не хватить, чтобы качественно углубиться в какую-либо другую задачу. Такой прерывистый график не способствует продуктивности. Старайтесь выстраивать свой список дел без «окон». Так, чтобы на каждый вид деятельности отводилось достаточно времени.
Принципы тайм-менеджмента
Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.
Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.
Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 8 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.
Техники тайм-менеджмента
Правило трёх
Для тех, кто не в ладах с цифрами (как я) или не может выполнять по девяносто дел за день, как многорукий Шива, Крис Бейли, автор книги «Мой продуктивный год», придумал правило трёх. Оно гласит, что для достижения продуктивности достаточно каждый день выполнять три самых важных дела.
Вместо того, чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите ещё три, и так далее. Так вы будете сохранять сосредоточенность. Это же правило можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.
Способ 10 минут
У вас есть какая‑то задача, к которой вы не хотите приступать? Вы можете сказать себе: «Я позанимаюсь этим только 10 минут, а потом пойду отдохну». Не делайте этого. Скорее всего, что вы не втянетесь в процесс работы, ситуация от этого лучше не станет, а времени не прибавится. Этот способ, конечно, очень индивидуален, но он – далеко не волшебная пилюля для излечения и без того хромающего тайм-менеджмента.
Канбан
Конечно, с кабаном они не имеют ничего общего. Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс.
Вы берёте стенд для стикеров и рисуете на ней три столбца: «Сделать», «Делаю», «Сделано». Затем пишете свои дела на стикерах и помещаете в соответствующий столбец в зависимости от того, чем занимаетесь и что уже сделали.
«Свежий или жареный»
Эта философия создана блогером Стефани Ли. Согласно ей, когда вы просыпаетесь утром, ваш мозг «свежий», но с течением дня он «поджаривается». А значит, вы должны определить время своего пика продуктивности и успеть сделать за этот период всё самое важное за день. Вот как это работает.
В конце дня, когда вы уже устали, уделите 15 минут, чтобы создать список дел на завтра.
Перенесите самые важные задачи на начало дня, в раздел Fresh. Туда же отправляются дела, которые вы не любите — так называемые «лягушки». Их нужно сделать, пока у вас ещё есть силы.
Менее срочные, не очень сложные и более приятные дела отправляются в раздел Fried — то есть во вторую половину дня, в зависимости от вашего расписания. Они будут меньше загружать вам мозг.
На следующее утро следуйте вашему списку. Затем вечером составьте новый. Стефани рекомендует эту методику людям, которые каждый вечер обнаруживают, что абсолютно выбились из сил, но ничего не успели, хотя и весь день работали.
Метод айсберга
Рамита Сети, автор книги «Я научу вас быть богатым», использует этот метод, чтобы сохранять информацию на потом. Работает он так: вы сохраняете все электронные письма, заметки, статьи, списки в одном месте — например, в сервисе для заметок вроде Evernote или Notion либо в виде документов. Затем распределяете эти материалы с помощью тегов, папок и категорий — как вам удобно.
Каждые 4–6 недель просматривайте эту информацию и думайте, можно ли применить её на практике. Если что‑то бесполезно — выбрасывайте или архивируйте. Это позволяет создать собственную базу знаний.
«Автофокус»
Данную стратегию планирования времени изобрёл эксперт в области производительности Марк Форстер. Эта система подходит творческим людям.
Запишите все ваши дела в тетрадь без какого‑либо порядка. Затем просмотрите список, выберите те, что нужно сделать как можно скорее, и разберитесь с ними. Когда неотложные задачи решены, приступайте к тем, что вам сейчас больше по душе. Не доделали что‑то — перенесите в конец списка, вернётесь к этому потом. И повторяйте эти действия день за днём.
Матрица Эйзенхауэра
Эта схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» и «Срочные и важные». Распределите ваши дела по разделам и вы сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.
Метод 4D
4D придумал Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Метод призван помочь людям, которые при виде своего списка задач приходят в ужас (как иногда все мы) и не знают, как подступиться ко всем скопившимся пунктам.
Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре составляющих на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел. Вот они:
- Do (сделать) — если вам назначили задачу, лучше всего выполнить её сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
- Delegate (делегировать) — когда вы не можете или не успеваете что‑то исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему.
- Delete (удалить) — некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Если вам пытаются навязывать лишние обязанности, научитесь вежливо говорить «нет».
- Delay (отложить) — когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.
Делайте свои цели «умнее» (S.M.A.R.T-er). Если вы хотите ставить цели лучше, убедитесь, что они конкретные (Specific), измеримые (Measurable), достижимые (Attainable), реалистичные (Realistic) и ограничены во времени (Time-Bound). Так вам будет проще определить и достичь их.
Приложения для управления временем
Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.
- Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
- Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
- Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
- Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
- Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
- SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.
Книги по тайм-менеджменту
Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.
- Тео Компернолле, «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел».
- Дэвид Андерсон, «Канбан. Альтернативный путь в Agile».
- Максим Дорофеев, «Джедайские техники».
- Марк Форстер, «Сделай это завтра».
- Майкл Бреус, «Всегда вовремя».
«Имей цель для всей жизни, цель для известного времени, цель для года, для месяца, для недели, для дня и для часа, и для минуты, жертвуя низшие цели высшим». (Лев Николаевич Толстой). Ведь жизнь – как игра в шахматы. Если вы не совершаете ход белыми фигурами первым, то кто-то другой сделает это за вас. Поэтому берите инициативу в свои руки.
Однако помните, что если что-то пошло не по плану – не бойтесь импровизировать. Не бойтесь жить, мечтайте, цените каждую минуту и просто будьте счастливы!
Вам будет интересно:
• Как организовать дистанционное обучение дома
• Как подготовиться к сессии
• Как не растерять знания, полученные в учебном году
• Правила успешного студента от Стеллы Коттрелл